Groeit je organisatie lekker door? Dat is een mooi teken! Misschien begon je ooit in je eentje aan een project of deed je dit samen met een compagnon. Plots is daar je eerste stagiaire, neem je werknemers aan en staat er een volwaardige organisatie. Dat ging snel! Ineens moet je rekening houden met anderen en anderen met jou. Eerder deed je alles zelf, maar nu moet je delegeren. Onderdelen binnen jouw organisatie overgedragen aan iemand anders. Maar hoe zorg je ervoor dat anderen jouw idealen meenemen in hun uitingen? Nou, met een stijlgids! Een stijlgids draagt namelijk een hoop bij aan je organisatie.
Wat is een stijlgids?
Een stijlgids – of stijlboek – is een document waarin regels met betrekking tot het te hanteren tekstgebruik binnen een organisatie zijn vastgelegd. Als oprichter van het bedrijf heb je al een eigen beeld van het bedrijf neergezet. Je tekende, zonder dat je het doorhad, binnen je eigen lijntjes. Het was volledig jouw bedrijf en jij deed je eigen uitingen. Een stijlgids helpt je om jouw stijl te bewaren en over te dragen aan anderen. Zo creëert iedereen uitingen uit naam van de organisatie binnen diezelfde lijntjes. Een absolute meerwaarde om een consistent merk neer te zetten.
Voor wie is een stijlgids handig?
Een stijlgids is handig voor iedere organisatie die graag een duidelijke communicatiestijl hanteert. Als je één werknemer in dienst hebt, dan lukt het je vast nog wel om de stijl onderling met elkaar te bespreken. Groei je verder door? Dan is het verstandig om dit in een stijlgids vast te leggen. Hoe eerder je een stijlgids vastlegt binnen je organisatie, hoe beter. Zo creëer je al in een vroeg stadium een duidelijke communicatiestijl die jouw organisatie hanteert.
Maar mijn bedrijf bestaat al jaren…
En dat is natuurlijk fantastisch! Veel bedrijven groeien organisch lekker door. Toch is het goed mogelijk dat jouw organisatie, met flink wat vaste klanten, geen consistente identiteit heeft. Elke werknemer doet maar wat vanuit zijn expertise. Juist op zo’n moment is het interessant om eens stil te staan bij de te hanteren communicatiestijl. Zowel intern tussen medewerkers als extern richting klanten. Het is nooit te laat om een stijlgids binnen je organisatie te implementeren! Zo creëer je alsnog een sterke merkidentiteit in woord en geschrift. En dat draagt weer bij aan de consistentie van je organisatie.
Wat staat er in zo’n stijlgids?
In een communicatie stijlgids valt een heleboel informatie vast te leggen. Het ligt er maar net aan op welk deel van de communicatie je de nadruk legt. Toch zijn er een paar onderwerpen die in vrijwel iedere stijlgids terugkomen. Dit zijn:
- Het te gebruiken lettertype in externe communicatie (font)
- Aanspreekvorm van klanten
- Kernwaarden van je organisatie
- Voorbeelden van taalgebruik
- Persona van de doelgroep
De inhoud van de stijlgids is verder volledig vrij. Leg vast welke communicatiestijl jij en je medewerkers in ieder geval dienen te gebruiken. Komt er later weer een medewerker je bedrijf versterken? Dan kan je de stijlgids direct op de eerste werkdag, of daarvoor al, meegeven. Zo past de nieuweling zich makkelijker aan de communicatiestijl aan. Ook voelt hij zich sneller thuis binnen de organisatie.
Hoe doen de écht grote bedrijven dat?
Heel veel bedrijven zijn kenmerkend om hun unieke schrijfstijlen. Je hebt vast wel eens een grappige reactie van Bol.com, KLM of Chocomel langs zien komen. Ook zij hanteren achter de schermen strakke redactionele schrijfstijlen, waarbinnen het marketingteam en de klantenservice hun uitingen persen. Grote bedrijven zijn bijvoorbeeld steeds directer en soms zelfs klantonvriendelijk. Dit doen ze onder het motto: we ruilen liever één vervelende klant in voor tien vriendelijke. Uiteraard nemen ze niet iemand met daadwerkelijke problemen in de zeik. Dat levert alleen maar bedrijfsschade op. Ook daarin maken medewerkers binnen het bedrijf bewuste keuzes.
Hoe kom ik aan een stijlgids voor mijn organisatie?
Daar help ik je graag bij! Al eerder zette ik stijlgidsen voor andere organisaties in elkaar. Graag ga ik met je in gesprek over jouw organisatie en de bedrijfscultuur. Op basis van al die informatie ga ik vervolgens aan de slag. Ontvang jij straks een unieke stijlgids om je bedrijfscommunicatie naar het volgende niveau te tillen. Bel mij op 0681724008 of mail naar babbelenmet@lurz.nl.
Recente reacties